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Digitale Transformation administrativer Fachbereiche stellt heutzutage eine Herausforderung dar. Speziell für den Personalbereich haben wir eine Lösung geschaffen, die an die mittlerweile häufig bestehenden digitalen Bewerbungsprozesse direkt anknüpft. Denn oftmals sind keine klaren Strukturen vorhanden, wie es nach dem Prozess weitergeht. Der digitale Personal-Workflow kann Abhilfe schaffen, denn er begleitet Ihren Prozess vom Bewerber zum neuen Mitarbeiter und zurück. Sie sind neugierig, wie der digitale Personal-Workflow Ihre Prozesse optimieren kann?
Das Mitarbeiter-Onboarding beginnt, sobald eine Zusage vorliegt oder der Bewerbungsprozess bereits abgeschlossen ist. Zur Aufnahme von anfallenden Personaldokumenten können Sie mit Hilfe einer digitalen Personalakte die Dokumente rund um den Personalprozess papierlos verwalten.
Persönliche Daten können über einen individualisierten Fragebogen zugeführt werden, welcher bereits mit der Zusage digital an den neuen Mitarbeiter versendet werden kann.
In unserem Onboarding-Workflow erfolgt die Auswahl von Standort, Abteilung und Tätigkeit. Hier wird bereits nach Abteilung und bestimmter Tätigkeitsprofile vorgefiltert, die entscheidend für die Auswahl der notwendigen Aufgaben sind. Die vom System vorgeschlagenen Arbeitsmittel können zudem auch bei abweichenden Vereinbarungen angepasst werden, die jeweils separat veränderbar sind.
Nachdem die Ausstattungsmerkmale festgelegt wurden, werden die Aufgaben zur Beschaffung/Bereitstellung der einzelnen Merkmale an die zuständigen Abteilungen innerhalb JobRouter weitergeleitet. Welche Abteilungen Sie wie in den Prozess involvieren möchten, können Sie frei entscheiden: Egal ob IT, Einkauf, Bildungskoordinatorin, Abteilungsverantwortlicher – Sie entscheiden, wer in den Prozess involviert werden soll. Das System ist durch modularen Aufbau individuell skalierbar.
Nach abgeschlossener Bearbeitung bleibt der Vorgang weiterhin in JobRouter sichtbar. Die durchgeführten Tätigkeiten werden entsprechend protokolliert und die Abteilungs- und Personalverantwortlichen können die Protokolle jederzeit einsehen. Sofern das Zusatzmodul „Personalakte“ verwendet wird, können Sie bei Bedarf jederzeit Änderungen vornehmen und zusätzliche Dokumente hochladen.
Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt (Offboarding) oder eine Umbesetzung erforderlich ist, können Sie dies jederzeit ebenfalls über den Personal-Workflow steuern. Sie starten dazu den gewünschten Prozess direkt aus dem aktiven Vorgang. Der Prozessablauf ist anschließend wieder nahezu identisch zum Onboarding: Im Falle der Umbesetzung werden abhängig vom Szenario wieder neue Ausstattungselemente benötigt oder bereits ausgehändigte Ausstattung zurückgefordert bzw. Systemzugänge angelegt/gesperrt. Im Falle des Offboardings kann entschieden werden, für welche ausgehändigte Ausstattung die Rückgabe protokolliert bzw. IT-Zugänge deaktiviert werden müssen.
Aufgrund der vorherigen Protokollierung im Rahmen des Onboardings kann genau nachvollzogen werden, welcher Mitarbeiter wann welche Systemzugänge und Arbeitsmittel erhalten hat.
Der Prozess bietet eine gute Grundlage für wiederkehrende Themen im Bereich der Mitarbeiterführung.
Ihr System, Ihre Regeln: Benutzer, Rechte und Merkmale zu Tätigkeitsprofilen, Standorten, Abteilung - All diese Elemente können jederzeit und schnell von Ihnen selbst angepasst und erweitert werden.
Die Dokumente können über separate Prozesse hochgeladen und im Vorgang bereitgestellt werden, ohne dass ein Zwischenspeicher notwendig ist.
Es können zusätzliche Zustimmungen zu Einstellungen und Kündigungen erteilt werden. Ebenso können direkt Ausstattungen oder Bestellungen freigegeben werden. So können alle Abteilungsleiter und Prozessbeteiligten per E-Mail über neue Vorgänge und/oder Aufgaben bzw. getroffene Entscheidungen per E-Mail und Benachrichtigungen innerhalb JobRouter informiert werden.
Die praktische Erinnerungsfunktion zu offenen Aufgaben und auslaufenden Zertifikaten hält Sie immer up to date. Ebenso sind wiederkehrend durchzuführende Schulungen und Prüfungen ebenfalls mit der Erinnerungsfunktion denkbar.
Sie können entscheiden, wer am Prozess beteiligt ist und wer welche Informationen im Prozess einsehen kann, dank eines umfangreichen Rechte-/Rollenkonzepts.
JobRouter dient als Ausgangsplattform und ist schnittstellenoffen: Sofern weiterführende Systeme wie beispielsweise Software-Asset Management oder Gehaltsabrechnung angebunden werden sollen, prüfen wir dies gerne individuell für Sie.
Alle Dokumente rund um den Mitarbeiter können Sie mit dem Zusatzmodul papierlos verwalten (ausgenommen: Gehaltsabrechnung).
