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Die eAkte Aftersales ist die Abbildung Ihrer Aftersales-Prozesse in einem zentralen Workflow-System. In der eAkte Aftersales werden sämtliche Prozess-Schritte von der Terminvergabe über die Auftragsqualifizierung und Durchführung bis hin zur zentralen Abrechnung begleitet und gesteuert. Alle auf dem Weg entstehenden Informationen, Dokumente und Aufgaben aus den beteiligten IT-Systemen werden den Bearbeitern zur richtigen Zeit an zentraler Stelle zur Verfügung gestellt, um einen reibungslosen und schnellen Ablauf der Arbeiten zu gewährleisten.
Wir begleiten Sie von der ersten Minute an bis zur erfolgreichen Einführung und darüber hinaus. Wie bei einem guten Maßanzug ist auch bei der Einführung der eAkte eine gute Planung das A und O. Deshalb können Sie sich in diesen und weiteren Leistungen vollkommen auf unsere Kompetenz verlassen.
Durch eine klare Strukturierung der Prozesse und eine Automatisierung von Arbeitsabläufen werden organisatorische Aufwände reduziert, sodass mehr Zeit für das Wesentliche bleibt.
Ebenso werden innerhalb der einzelnen Prozess-Schritte alle notwendigen Informationen aus den verschiedenen Systemen aufbereitet und verarbeitet, sodass jederzeit eine Aussage über den aktuellen Bearbeitungsstand möglich ist. Es reicht ein Blick in den Vorgang, um alles über Abrechnungen, Termine und vieles mehr zu erfahren. Auf diese Weise können Sie ganz einfach berechnete Kosten und Rechnungen kontrollieren, um Fehler frühzeitig zu erkennen.
Der Workflow wird auf der unabhängigen Digitalisierungsplattform JobRouter entwickelt und bietet dank verschiedener offener Schnittstellen die Kompatibilität zu den verschiedenen DMS-Systemen, CRM-Systemen oder Werkstattplanern und vereint alle Informationen an einem Ort in einem System.
Durch die Abbildung Ihrer Prozesse als BPMN-Modell innerhalb JobRouter sowie die Visualisierung mittels Heatmap kann das fortlaufende Qualitätsmanagement unterstützt und erforderliche Anpassungen schnell identifiziert werden. Auf diese Weise kann dank modularem Aufbau der eAkte schnell und flexibel auf die verschiedenen Anforderungen reagiert werden.
Einfach einzurichten und einfach zu benutzen: Alles, was Sie brauchen, ist ein internetfähiges Endgerät und ein Webbrowser und schon kann es losgehen.
Alle Belege aus Papier gehören mit der eAkte der Vergangenheit an, alle Dokumente werden digital zur Verfügung gestellt und während des Prozesses eingesammelt und zum Abschluss in Ihrem Dokumentenarchiv abgelegt. Dieser papierlose Belegfluss geht nicht ohne elektronische Unterschrift. Mit unserem Modul SYNOP werden eIDAS-konforme einfache und fortgeschrittene Unterschriften rechtskonform und revisionssicher verarbeitet. Es ist einfacher als jemals zuvor, abteilungsübergreifende Synergien zu nutzen und eine 360°-Rundumsicht auf den Kunden vorzunehmen.
Natürlich werden Ihre Mitarbeiter aktiv in die Einführung und das Roll-Out der eAkte eingebunden, um Widerstände abzubauen und gleichzeitig digitale Kompetenz aufzubauen. Dank der Low-Code-Plattform ist es sogar möglich, kleinere Anpassungen bei Bedarf selbst durchzuführen.
Die eAkte ist modular in drei Phasen unterteilt, die voneinander unabhängig genutzt werden können. Sie geben bei der Einführung das Tempo vor: Sie wollen zunächst nur die Auftragsvorbereitung und Terminplanung in einem zentralen System abbilden? In diesem Fall starten wir zunächst nur mit der Vorbereitungsphase in Ihrem Haus und die weiteren Phasen werden dann zu einem späteren Zeitpunkt eingeführt. Wenn Sie alle drei Phasen in Ihrem Prozess nutzen, entfaltet die eAkte ihr volles Leistungspotenzial.
In der ersten Phase führen wir die Daten und Dokumente aus Ihren Systemen automatisch in einem neuen Vorgang zusammen. Dazu zählen bspw. der Auftrag aus dem DMS, der Termin aus Ihrem Werkstattplaner oder auch der Nutzungsvertrag für das Ersatzfahrzeug. Alle relevanten Dokumente werden im Vorgang gesammelt und vorab dem Kunden digital über unser Modul SYNOP zur Unterschrift vorgelegt.
Im Hintergrund erfolgen automatisierte Abfragen bspw. zu offenen KDM, der Teileverfügbarkeit oder ob die vorliegende DSE noch aktuell ist. Die Ergebnisse werden zentral im Vorgang angezeigt, sodass Sie jederzeit aussagefähig gegenüber dem Kunden sind, ohne die üblichen Rückfragen in der Fachabteilung oder manuelle Abfragen über die Herstellersysteme durchführen zu müssen.
Die eAkte begleitet Ihre Mitarbeiter insbesondere auch dann, wenn der Kunde bei Ihnen vor Ort ist. Mittels integrierten Plausibilitätsprüfungen und vordefinierten Abfragen wird sichergestellt, dass während des Kundentermins nichts vergessen wird und Daten bei Bedarf aktualisiert werden. Die Abfragen und Checkpunkte werden zusammen mit Ihnen im Vorfeld definiert, sodass nur abgefragt und geprüft wird, was wirklich wichtig ist.
In der Leistungsphase wird der Vorgang zur Bearbeitung in die Werkstatt übergeben. Sie können dabei entscheiden, ob der gesamte Auftrag, einzelne Jobs oder Positionen an Ihre Monteure verteilt werden sollen. Die Monteure sehen nur die für sie relevanten Bestandteile und können sich ganz auf ihre Arbeit konzentrieren.
Durch automatisierte Freigabeprozesse innerhalb des Vorgangs werden Laufwege reduziert und die Erreichbarkeit Ihrer Mitarbeiter steigt: Beispielweise werden Auftragsergänzungen oder notwendige Erweiterungen über die eAkte direkt an den Serviceberater gemeldet, der wiederum bei Bedarf den Kunden kontaktiert und die zusätzlichen Arbeiten ganz einfach freigeben kann. Ebenso lassen sich beispielweise Kulanzpositionen im Auftrag durch den Betriebsleiter genehmigen.
Statusmeldungen zum Arbeitsfortschritt sind ebenfalls Bestandteil der Leistungsphase: Der Kunde möchte wissen, ob sein Auto fertig wird? Kein Problem: Auf Wunsch können automatisierte Statusmeldungen zum Arbeitsfortschritt erzeugt werden und per SMS oder Messenger-Dienst an den Kunden versendet werden.
Sind alle Arbeiten erledigt, wird der Vorgang aus den einzelnen Bestandteilen wieder zusammengesetzt und durch weitere Plausibilitätsprüfungen sichergestellt, dass alle Arbeiten abgeschlossen und alle für die Abrechnung erforderlichen Dokumente und Informationen vorhanden sind. Die Auftragsqualität wird dadurch deutlich gesteigert und die Bearbeitungszeit in der Abrechnung reduziert sich ebenfalls, da oft notwendige Rückfragen zu fehlenden Dokumenten entfallen oder falschen Eingaben bereits im laufenden Prozess durch automatisierte Prüfungen vor der Abrechnung vorgebeugt werden.
Sollte dennoch einmal etwas fehlen, kann die Abrechnung den Vorgang einfach innerhalb des Systems an die Fachabteilungen zur Korrektur zurückgeben. Vorgegebene Bearbeitungszeiten für die Korrekturen sorgen dafür, dass auch die Korrekturläufe die Verzögerungen auf ein Minimum begrenzen.
Eine automatische Auftragsgüteprüfung sorgt außerdem dafür, dass auch bei der Prüfung durch die Abrechnung alle Vorgaben berücksichtigt wird.
Nach erfolgter Abrechnung wird der komplette Vorgang mit allen Dokumenten und Protokollen in ein frei wählbares digitales Archiv übertragen. JobRouter bietet die Möglichkeit der integrierten Archivierung, sodass hier keine zusätzliche Software erforderlich ist. Die archivierten Daten werden revisionssicher und unveränderlich abgelegt und können beispielweise bei einer Revisionsprüfung einfach über das Vorgangsarchiv aufgerufen werden.
Die eAkte soll zu Ihnen und Ihren Prozessen passen, weshalb wir gemeinsam mit Ihnen das Delta zwischen Ihrem Soll-Prozess und der Blaupause der eAkte identifizieren und dann den daraus erforderlichen Implementierungsaufwand schätzen. Wir unterstützen Sie bei der Projektplanung und dem Roll-Out, um Ihnen individuell zu helfen.
Im ersten Schritt richten wir die eAkte gemeinsam mit Ihnen auf Ihren Systemen ein und unterstützen Sie bei den Anpassungen der Schritte und Funktionalitäten sowie der Vergabe bei Rollen und Rechten. Wenn Sie dies wünschen, entwickeln wir mit Ihnen gemeinsam eine individuell auf Ihre Prozesse abgestimmte Schulungsunterlage für Ihre Mitarbeiter.
Wenn das System und die Schnittstellen einsatzbereit sind, können Ihre Pilotteilnehmer von uns geschult werden, damit dem erfolgreichen Start der Pilotphase nichts im Wege steht. Während der eigentlichen Pilotphase unterstützen wir Sie und Ihre Mitarbeiter bei allen technischen und fachlichen Herausforderungen und nehmen finale Korrekturen aus dem Praxistest vor.
Passt am Ende alles, unterstützen wir Sie bei der Planung und Umsetzung des unternehmensweiten Rollouts. Sollten Sie doch noch Anliegen haben, stehen wir Ihnen selbstverständlich auch nach Abschluss des Projekts, sowohl mit unserem kompetenten technischen Support als auch mit fachlichem Knowhow und verschiedenen Beratungsleistungen, weiterhin zur Verfügung.
